به نقل از چمدان، علی زرافشان -معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی- با تاکید بر ضرورت شناخت اهمیت سندهای تاریخی توسط مردم گفت:

سازمان اسناد سندهای تاریخی مردم را می‌خرد.

وی در نشست بزرگداشت روز اسناد ملی در کتابخانه ملی، نقش اسناد را انکارناپذیر دانست و بیان کرد:

وظیفه داریم علاوه بر حفاظت، اسناد را به نحو شایسته برای پژوهشگران و آگاهی مردم در منظر عموم قرار دهیم.

او با اعلام اینکه آرشیو در ایران سابقه طولانی دارد، اظهار داشت:

آرشیو اسناد در سال ۱۳۴۹ به تشخیص دولت و جامعه بر اساس مصوبه مجلس شورای ملی ایجاد شد.

زرافشان افزود:

در طول سال‌ها نگاه به موضوع آرشیو تغییر و آرشیو اسناد برای نگهداری به سمت دسترسی عموم تغییر کرده است.

زرافشان در دسترس بودن اسناد برای عموم را رویکرد جدید مرکز جهانی آرشیو نیز دانست و گفت:

دسترس بودن اسناد نقشی اساسی در شکل گیری هویت نسل‌های آینده خواهد داشت. تحقق مردم سالاری، حقوق شهروندی و شفافیت و پاسخگویی دولت ها با دسترس بودن اسناد میسر می شود.

وی اضافه کرد:

جریان آزاد اطلاعات دولت را مکلف به اجرای قوانین می کند که این امر در راستای در دسترسی به آرشیو و اسناد است.

زرافشان درباره انواع اسناد و مدارک گفت:

برخی اسناد دولتی را نهادها و وزارتخانه‌های به سازمان اسناد و کتابخانه‌های ملی می‌دهند و برخی از سوی مردم اهدا شده یا از آنها خریداری می‌شود.

معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی به اسناد تایخی اهدایی و خریده شده از مردم اشاره کرد و اظهار داشت:

علاقمندان می‌توانند اسنادشان را به سازمان اسناد و کتابخانه ملی بفروشند.

وی افزود:

در این راستا دارندگان اسناد تاریخی می‌توانند اسنادشان را برای ارزیابی در اختیار ما بگذارند و در صورت داشتن ارزشمندی برای ما از سوی کارشناسان خبره قیمت گذاری شده و خریداری می‌شود.

زرافشان درباره اسناد دولتی توضیح داد:

تا کنون قوه قضائیه، وزارت نفت و دارای اسناد تاریخی خوبی در اختیار ما قرار دارند.

معاون اسناد کتابخانه ملی در پاسخ به این پرسش که چه اسناد دولتی در اختیار این سازمان قرار می‌گیرد، بیان کرد:

وقتی سند از شرایط جاری بودن خارج شود و راکد شود در اختیار ما قرار می‌گیرد.

به گفته وی ۱۲ مرکز استان نیز در دیگر استان‌ها اقدام به آرشیو اسناد می‌کنند که برخی از آنها منطقه‌ای و برخی استانی وارد عمل می شوند.

معاون کتابخانه ملی با اعلام اینکه بر اساس آمار جهانی مراکز آرشیو اسناد حدود ۳ درصد از اسنادشان را به دیجیتال تبدیل می‌کنند، افزود:

ما نیز مدتی است این کار را آغاز کردیم.

وی میزان مراجعه به سند، محورهای رایج پژوهش در کشور، اسناد خطی و اسناد در معرض آسیب را از جمله اولویت‌های دیجیتالی کردن اسناد به شمار آورد و گفت:

قدیمی‌ترین سند موجود در سازمان اسناد و کتابخانه ملی متعلق به ۷۱۴ سال قبل است.

زرافشان با اشاره به اینکه ایران در بخش مرمت و اسناد از ظرفیت خوبی برخوردار است، گفت:

بسیاری کشورها با توجه به وجود چنین ظرفیتی درخواست برگزاری کارگاه‌های آموزشی چگونگی مرمت اسناد‌ را دارند و ما تاکنون برای ۲۱ کشور کارگاه آموزشی مرمت برگزار کرده‌ایم.